Föreningar som hör till AUS föreningsregister har rätt till många tjänster och förmåner. En del av tjänsterna är enbart riktade till föreningar i den första förteckningen. Läs mer om tjänsterna.

Varje förening i registret ska årligen lämna in en föreningsanmälan. Utifrån den kontrolleras att föreningen fortsättningsvis är aktiv och uppfyller kraven i föreningsreglementet. Om en förening ändrar sina stadgar ska den omedelbart meddela om ändringen till den föreningssakkunniga, som kontrollerar att villkoren för att upptas i registret uppfylls också efter ändringarna.

Största delen av föreningarna i AUS föreningsregister hör till den första förteckningen.

För att upptas i den första förteckningen ska en förening uppfylla följande villkor:

• föreningen ska ha minst sju medlemmar
• minst 60 % eller minst sju (7) av föreningens röstberättigade medlemmar ska också vara medlemmar i AUS (detta gäller inte körer eller orkestrar)
• Föreningens stadgar får inte begränsa studentkårsmedlemmarnas möjlighet att bli röstberättigade medlemmar: AUS medlemmar får inte diskrimineras
• Om föreningen upplöses eller läggs ner ska dess tillgångar överföras till studentkåren, till en förening i den första förteckningen i studentkårens föreningsregister eller till nationen Teknologföreningen, till en stiftelse eller en fond med syftet att stödja Aaltogemenskapens eller dess medlemmars verksamhet.

Avvikelser från villkoren kan göras på beslut av delegationen.

I föreningsregistrets första förteckning finns dessutom föreningar med särställning.

En förening kan beviljas särställning om den

• uppfyller kraven för att upptas i den första förteckningen
• heltäckande representerar studerandena inom ett eller flera utbildningsprogram eller en distinkt specialmålgrupp
• driver deras intressen inom utbildningsprogrammen, institutionerna, fakulteterna, universitetet och i fackliga sammanhang
• håller kontakt med näringslivet och andra samhällsaktörer
• samordnar sin verksamhet med andra föreningar med särställning och med studentkåren
• för sin studentgrupps del svarar för att vägleda och integrera nya studenter i universitetsgemenskapen tillsammans med studentkåren och de andra föreningarna med särställning.
• främjar en mångsidig studentkårsverksamhet

Föreningen måste separat ansöka om särställning och studentkårens delegation fattar beslut om beviljandet. Föreningar med särställning har också vissa förmåner som enbart gäller dem.

För att ansöka om särställning ska föreningen lämna in en fritt formulerad ansökan och sina gällande stadgar. Ansökan med bilagor skickas till organisationssektorn, som går igenom handlingarna. Organisationssektorn begär vid behov tilläggsuppgifter av den sökande för att ansökan ska kunna behandlas på studentkårens styrelsemöte. Styrelsen lägger fram ansökan för delegationen efter att själv ha behandlat den, och delegationen beslutar om särställning beviljas eller inte. Eftersom processen omfattar flera faser och ansökningarna om särställning inte behandlas i brådskande ordning tar behandlingen cirka 1–3 månader beroende på årstiden och delegationens mötesrytm.

Organisationssektorn ger mer information om ansökningsprocessen.

En förening kan godkännas till föreningsregistrets andra förteckning om verksamheten är studentverksamhet och om minst sju (7) av föreningens medlemmar är medlemmar i AUS. Föreningar i den andra förteckningen får möjligheten till e-postlistor och användning av Otax-servern samt andra tjänster som inte är förbehållna föreningar i den första förteckningen eller föreningar med särställning. Föreningar i den andra förteckningen har alltså t.ex. inte rätt att ansöka om verksamhetsbidrag eller startpeng från AUS.

En förening som hör till AUS föreningsregister är skyldig att omedelbart anmäla stadgeändringar till den föreningssakkunniga. På så sätt säkerställs att föreningen också efter stadgeändringen uppfyller kraven som ställs i föreningsreglementet (pdf) och också i fortsättningen får höra till AUS föreningsregister.

En ändring av föreningens stadgar görs på följande sätt:

• nya stadgar utformas
• stadgarna skickas till den föreningssakkunniga för att kontrolleras och kommenteras
• eventuella ändringar görs i utkastet
• de nya stadgarna godkänns enligt föreningens gällande stadgar
• stadgeändringen anmäls till PRS (registrerade föreningar)
• den föreningssakkunniga underrättas ifall PRS kräver ytterligare stadgeändringar
• de godkända stadgarna laddas upp i systemet TAHLOoch den föreningssakkunniga underrättas
• en registrerad förenings nya stadgar träder i kraft när PRS har godkänt dem

Vid stadgeändringar lönar det sig att utgå från AUS modellstadgar (pdf). Det lönar sig att låta den föreningssakkunniga kontrollera stadgarna redan innan det första mötet där de ska godkännas. Den föreningssakkunniga kan ge råd i många stadgetekniska ärenden och hjälper föreningen utforma konsekventa stadgar utan brister. Om stadgarna ändrats innan de visats upp för AUS och AUS föreslår ändringar innebär det extra besvär för föreningen, eftersom de ändrade stadgarna åter ska godkännas under två på varandra följande möten. Problem uppstår särskilt om föreningen efter stadgeändringen inte längre uppfyller villkoren i AUS föreningsreglemente.

Alla föreningar som hör till AUS föreningsregister ska årligen före utgången av mars lämna in en föreningsanmälan i AUS system TAHLO. Vanligen är inlämningstiden cirka en månad, från börjar av mars till slutet av mars. Föreningsanmälan ska innehålla åtminstone en lista över föreningens styrelsemedlemmar och funktionärer, en fritt formulerad verksamhetsberättelse, en verksamhetsplan, de gällande stadgarna och styrelsens direkta e-postadress samt uppgifter om föreningens medlemsantal och hur många av medlemmarna som också hör till studentkåren.

Information om föreningsanmälan och hur den lämnas in skickas alltid ut på förhand i föreningsbrevet.

AUS styrelse beslutar om en förening godkänns i föreningsregistret.

Ansökan om att upptas i registret görs i följande steg:

1. Fyll i en separat ansökningsblankett.
2. Vänta på tilläggsanvisningar från organisationssektorn. OBS! Kontrollera skräpposten eftersom meddelanden från TAHLO ibland fångas upp av filtret.
3. Fyll i föreningens uppgifter enligt anvisningarna i TAHLOoch/eller följ andra eventuella anvisningar. I systemet anges föreningens basuppgifter, registeruppgifter, kontaktuppgifter, språk, bankförbindelse, styrelsens kontaktuppgifter och föreningens lokaler. Som bilagor bifogas föreningens stadgar (under punkten stadgar) samt stiftelseurkunden och mötesprotokollen från de konstituerande mötena (under punkten för övriga bilagor som en pdf-fil).
4. Meddela enligt anvisningarna organisationssektorn när alla uppgifter som begärts har lämnats i systemet.
5. Organisationssektorn går igenom alla ifyllda uppgifter inklusive bilagor och kontrollerar om föreningen uppfyller villkoren för att upptas i antingen den första eller den andra förteckningen i studentkårens föreningsregister.
6. Om allt är i sin ordning förmedlar organisationssektorn ansökan med bilagor vidare till styrelsen för behandling.

Följ alltid de anvisningar du får. Det gör processen snabbare för alla!

Att upptas i föreningsregistret kan dröja ett tag beroende på hur upptagen organisationssektorn är samt t.ex. eventuella korrigeringar som krävs i stadgarna. För att underlätta processen lönar det sig att kontakta organisationssektorn redan när föreningen grundas och innan registreringsansökan görs, så att stadgarna redan från början stämmer överens med föreningsreglementet.

En förening kan lämna AUS föreningsregister när som helst genom att skriftligt meddela studentkårens styrelse eller organisationssektorn om utträdet.

Om föreningen inte längre uppfyller kraven i föreningsreglementet kan den med styrelsens beslut strykas ur registret helt eller överföras till den lägre förteckningen. Styrelsen kan också stryka en förening ur registret om den två år i följd låter bli att lämna in föreningsanmälan.