• Talousarvion hyväksyminen
• Tilinpäätöksen vahvistaminen
• Merkittävien omaisuuserien ja kiinteistöjen myyminen, hankkiminen ja kiinnittäminen
• Vastuuvapauden myöntäminen tilivelvollisille

• Yhdistyksen kirjanpito on lainmukainen
• Varainhoito on luotettavalla tavalla järjestetty
• Vastuu taloudellisesta kokonaisuudesta toiminnan osalta ja päätöksenteon kokonaisvastuu
• Huolellisuusvelvoite, aloitevelvollisuus, vahingonkorvausvelvollisuus

• Vastaa useimmiten taloudenhoidosta käytännössä
• Päätöksenteon kokonaisvastuu voi olla laajasti delegoituna taloudenhoitajalle. Tarkista oman yhdistyksesi talousohje yms., mikäli sellaisia on hallituksen tai yhdistyksen kokouksissa hyväksytty
• Huolellisuusvelvoite, vahingonkorvausvelvollisuus

• Taloudellisten päätösten huolellinen kirjaaminen kokousten pöytäkirjoihin

• Huolellisuusvelvoite, huomautusvelvollisuus laiminlyönneistä ja rikkomuksista, vahingonkorvausvelvollisuus.

Hallituksen on lakien, yhdistyksen sääntöjen sekä yhdistyksen kokousten päätösten mukaisesti hoidettava huolellisesti yhdistyksen asioita sekä huolehdittava, että kirjanpito on lainmukainen ja yhdistyksen talous on luotettavalla tavalla järjestelty.

Taloudenhoitaja on vastuullisesti ja huolellisesti lakien, yhdistyksen sääntöjen ja päätöksien sekä hallituksen päätöksien perusteella hoidettava hänelle osoitetut tehtävänsä.

Toiminnantarkastajan ja tilintarkastajan on huolellisesti, objektiivisesti ja kriittisesti tarkastellen suoritettava tehtävänsä yhdistyksen jäsenet ja yleinen etu huomioon ottaen (esim. lainmukaisuus).

Hallituksen jäsenen on tuotava esiin esimerkiksi mahdolliset epäkohdat hallituksen ja/tai yhdistyksen toiminnassa ja huomautettava, jos jokin päätös tai toimenpide on vastoin lainsäädäntöä tai yhdistyksen tarkoitusta taikka ei ole muuten eduksi yhdistykselle tai sen toiminnalle.

Hallituksen jäsen, yhdistyksen toimihenkilö ja toiminnantarkastaja on velvollinen korvaamaan vahingon, jonka hän on toimessaan tahallisesti tai huolimattomuudesta aiheuttanut yhdistykselle. Sama koskee yhdistyslakia tai yhdistyksen sääntöjä rikkomalla yhdistyksen jäsenelle tai muulle aiheutettua vahinkoa. Hallitustoimeen liittyvien tehtävien laiminlyöminen voi myös johtaa vahingonkorvausvastuuseen.

Tilintarkastaja on velvollinen korvaamaan vahingon, jonka hän on tilintarkastusta suorittaessaan aiheuttanut tahallisesti tai huolimattomuudesta kirjanpitovelvolliselle, tässä tapauksessa rekisteröidylle yhdistykselle. Sama koskee vahinkoa, joka kirjanpitolakia, yhdistyslakia tai yhdistyksen sääntöjä rikkomalla on aiheutettu jäsenelle tai muulle henkilölle. Tilintarkastaja vastaa myös vahingosta, jonka hänen apulaisensa tahallisesti tai huolimattomuudesta on aiheuttanut.

Jos tilintarkastajana on tilintarkastusyhteisö, vastaavat vahingosta yhteisö sekä se, jolla on päävastuu tilintarkastuksen toimittamisesta.

Jos yhdistykselle on aiheutunut vahinkoa tai lakia tai sääntöjä on rikottu, siitä on mainittava tarkastuskertomuksessa. Toiminnantarkastajan tai tilintarkastajan on huomautettava hallitukselle mahdollisista pienemmistä virheistä esimerkiksi kirjanpidossa, jotta nämä voidaan korjata.

Yhdistyksen sääntöjen mukaisen tarkoituksen toteuttaminen ja sääntömääräinen toiminta on näyttävä varsinaisessa toiminnassa. Sääntöjen kirjauksista muodostuvat kirjanpitotilit eritellään toiminta-aloittain (esim. kuntoliikuntatoiminta, kilpaurheilutoiminta tai seminaarit ja illanvietot).

Taloudellinen toiminta, jota yhdistys harjoittaa varsinaisen toimintansa tukemiseen (ts. menojen kattamiseen), on näyttävä varainhankinnassa. Näitä voivat olla esimerkiksi jäsenmaksut, keräykset, arpajaiset, lahjoitukset ja avustukset.

Huomaa, että varainhankinnan ja varsinaisen toiminnan raja voi olla häilyvä, jos tarkoituksen toteuttamisessa määritellään toiminnan tukemiseksi välittömästi tarkoituksen toteuttamiseen liittyvää toimintaa. Tärkeää onkin pyrkiä yhdenmukaisuuteen kirjanpidossa eri vuosien välillä. Tarvittaessa voi myös tietoisesti perustellen tehdä kirjauksia aiemmista vuosista poiketen.

• Liiketoiminta (eli säännöissä mainittu elinkeinotoiminta tmv.) voi olla varsinaista toimintaa, varainhankintaa tai sijoitus- ja rahoitustoimintaa. Kirjaukset kannattaa selvittää yhdistys- ja tapauskohtaisesti. Liiketoiminnalla tarkoitetaan pääsääntöisesti toimintaa, joka on verottajan toimesta määritelty verotettavaksi elinkeinotoiminnaksi. Tämä koskettaa harvoin taloudellisesti pieniä yleishyödyllisiä yhdistyksiä.

Talousarvio on yhdistyksen varainhoitoa koskeva suunnitelma, jonka yhdistyksen kokous hyväksyy talousarvion mukaiselle tilikaudelle yhdistyksen sääntöjen mukaisessa järjestyksessä esimerkiksi kevät- tai syyskokouksessa. Talousarviossa on syytä olla vertailusarakkeina myös ainakin edellisen tilikauden tulos.

Talousarvion onkin oltava vertailukelpoinen muiden kirjanpidon asiakirjojen kanssa eli talousarvioita ei voi esimerkiksi tehdä niin, että se ei vastaa lainkaan edellisen tilikauden tuloslaskelman kaavaa. Hyvä nyrkkisääntö on sen sijaan aloittaa talousarvion valmistelu samalla pohjalla, jolla tuloslaskelma on.

Kirjanpidon tosite on todiste jostakin yhdistyksen rahaliikenteeseen liittyvästä tapahtumasta, esimerkiksi kuitti tai lasku. Siitä pitäisi ilmetä selkeästi ja yksiselitteisesti ainakin, mikä liiketapahtuma ja kenen kanssa on kyseessä, sekä ajankohta ja summa.

Kortilla maksettaessa on syytä varmistaa, että kuitti sisältää kaikki vaaditut tiedot eikä ainoastaa myyjän nimiä ja ostosten summaa. Mikäli kuitissa on vain nämä kaksi tietoa, se ei ole kirjanpitoon kelpaava tosite. Monisivuisista laskuista vuorostaan pitää säilyttää kaikki sivut.

Tositetta voi kuitenkin täydentää ja joskus niin on pakkokin tehdä. Esimerkiksi kulukorvauslomakkeella on syytä vaatia ilmoittamaan tarkka käyttötarkoitus. Jos kirjanpidossa on kuitti, jonka mukaan on ostettu kahvia ja pullaa, ei tämä vielä kerro, miksi tämä ostos on tehty yhdistyksen toimintaan liittyen. Sen sijaan, jos yksinkertaisimmillaan teippaa kuitin paperille, johon kirjoittaa kyseessä olevan yhdistyksen kokouksen tarjoilut, kertoo tämä hankinnan tarkoituksen ja välittää tämän tiedon myös toiminnantarkastajalle.

Huomaa, ettei haaleneva lämpökirjoitinkuitti kelpaa, vaan siitä on otettava kopio tai pyydettävä säilyvä kuittijäljennös. Tositteet voivat olla paperisia tai sähköisiä, mutta pidä huoli niiden riittävästä säilyvyydestä.

Päiväkirja mielletään usein varsinaisesti kirjanpidoksi. Siinä siis kaikki yksittäiset kirjanpitotapahtumat ovat tositenumerojärjestyksessä eli yleensä myös aikajärjestyksessä. Päiväkirjasta voit tarkastaa esimerkiksi, mitä yksittäisiä menoja on kirjattu juhannuksena tai elokuun viimeisenä päivänä.

Pääkirja on käytännössä listaus, jossa kirjanpidon tapahtumat ovat kirjanpitotileittäin järjestettynä. Pääkirjasta voi siis esimerkiksi katsoa kaikki jäsenmaksutilille kirjatut tapahtumat yhtenä listana. Pienemmissä yhdistyksissä, joissa tulo- ja menotapahtumia on vähäisesti, ei välttämättä pääkirjaa ole käytössä tapahtumien ollessa helposti katsottavissa päiväkirjasta. Kun tapahtumia on paljon, pääkirja on kätevä tapa seurata yksittäisen kirjanpitotilin tapahtumia.

Tuloslaskelma kuvaa kirjanpitotileittäin sekä tulot että menot tietyltä kaudelta. Tuloslaskelmassa on myös (tili)kauden tulos eli voitto tai tappio. Usein kesken vuotta tuloslaskelma ei yksinään anna todellista kuvaa yhdistyksen taloudesta ja sen näkymistä, jos jotkin tiedossa olevat tulot tai menot eivät ole vielä kirjautuneet. Tämä kannattaa huomioida talouden seurannassa. Esimerkiksi yhdistyksellä on saattanut mennä jo paljon rahaa ennakkoon suuren tapahtuman järjestämiseen, mutta tapahtuman tulot syntyvät vasta itse tapahtumapäivänä.

Tasekaava jakautuu vastaaviin ja vastattaviin. Taseen vastaavien ja vastattavien tulee täsmätä eli olla 1:1 saman suuruiset.

Vastaavaa-puoli jakautuu pysyviin vastaaviin ja vaihtuviin vastaaviin.

Pysyvät vastaavat: Tuottavat tuloa useamman vuoden ajan, esimerkiksi koneet ja kalusto. Näistä tehdään tarvittaessa poistot jaksotetusti.

Vaihtuvat vastaavat: Helposti rahaksi muutettavia eriä/rahaa eli esim. varasto, myyntisaamiset (jäsenmaksusaamiset), käteiskassa ja pankkitilit.

Vastattavaa-puoli jakautuu omaan pääomaan ja vieraaseen pääomaan

Oma pääoma: Edellisten tilikausien ylijäämä. Jos ylijäämä on tappiollinen, on hallituksen viimeistään ryhdyttävä toimiin.

Vieras pääoma: pitkäaikaiset lainat (> 1 v. erääntymiseen), kaikki velat (sis. ostovelat, siirtovelat).

Yhdistyksen tilinpäätökseen kuuluvat vähintään tuloslaskelma ja tase. Säännöissä on voitu määrätä lisäksi esimerkiksi vuosikertomuksen tekemisestä, ja se tehdään yleensä tällöin tilinpäätöksen yhteydessä.

Kirjanpitolain mukaan tilinpäätös on laadittava neljän kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä. Tilinpäätös ei ole julkinen, ellei sitä merkitä kaupparekisteriin (vain hyvin suuret yhdistykset) tai yhdistys itse tee siitä julkista.

Lue lisää tilinpäätöksestä täältä.

Nämä toimet antavat yleisen suuntaviivan siitä, mitä suurimmassa osassa yhdistyksistä on tehtävä mieluiten jo tilikauden ensimmäisen kuukauden kuluessa. Tilinpäätös on laadittava neljän kuukauden kuluessa edellisen tilikauden päättymisestä. Järjestys ei ole ehdoton kronologisesti, vaan ennemmin listaus tärkeistä toimenpiteistä, joista erityisesti taloudenhoitajan, mutta tarvittaessa myös koko hallituksen, tulisi olla tietoinen.

1) Tutustu erityisesti yhdistyksen tilikarttaan ja ota se haltuusi.

2) Aloita kirjanpitorutiini mahdollisimman pian.

3) Siirtäkää hallituksen päätöksellä yhdistyksen pankkitilien tilinkäyttöoikeudet ja muut mahdolliset pankin sopimuksen erittelemät oikeudet kuten verkkopankkitunnukset ja pankki- tai luottokortit uusille toimijoille.

4) Hoitakaa käytännön asiat pankin kanssa, mm. tilinkäyttöoikeuksien siirtäminen. Vaatii yleensä pankissa käymistä pöytäkirjaotteen kanssa ja nimenkirjoitusoikeudellisten allekirjoitusta tai tunnistautumista sähköisesti. Muistakaa siis myös hoitaa nimenkirjoittajien oikeuksien muutokset Patentti- ja rekisterihallitukselle.

5) Hahmota ja selvitä itsellesi, mistä yhdistyksen likvidi omaisuus eli pankkitilit ja kassat muodostuvat. On hyvä huomioida, että kaikki tilillä oleva raha ei välttämättä ole vapaasti käytettävissä, vaan osaa siitä saattaa sitoa esimerkiksi jokin aiempi päätös. Tällaisia päätöksiä voi olla esimerkiksi yhdistyksen oma päätös säästää varoja vuosijuhlaa varten tai johonkin projektiin saadun avustuksen päätös, jonka mukaan saatu avustus tulee käyttää avustustarkoitukseen johonkin päivään mennessä tai palauttaa.

6) Ota ajan kanssa haltuusi yhdistyksessä käytettävä kirjanpitoväline kuten esimerkiksi Tilitin, Procountor tai Excel.

7) Hahmota ja selvitä itsellesi taseessa oleva omaisuus eli esimerkiksi, mistä yhdistyksen taseeseen merkitty varasto muodostuu ja miten esimerkiksi yhdistystuotteiden varastoarvo on suhteessa niiden potentiaaliseen myyntihintaan.

8) Tilinpäätöksen laatiminen ja allekirjoittaminen on tehtävä neljän kuukauden kuluessa, joten on syytä sopia, laatiiko tilinpäätöksen vanha hallinto vai jääkö se uuden hallinnon vastuulle. Useimmiten opiskelijajärjestöissä tilinpäätöksen käytännön laatimisen hoitaa vanha hallinto, pääasiassa edellinen taloudenhoitaja ja puheenjohtaja. Kulloinkin päätösvaltainen hallitus kuitenkin allekirjoittaa tilinpäätöksen, vaikka se koskisikin tilikautta, jolloin he eivät ole olleet taloudellisesti vastuussa.

9) Pyytäkää tarvittaessa kussakin asiassa apua edeltäjiltänne älkääkä epäröikö kääntyä tarvittaessa myös ylioppilaskunnan puoleen.

Pidä kirjanpito kuukausittain ajantasaisena – tarvittaessa useammin toiminnan laajuudesta riippuen. Tärkeintä on, ettei rutiini laahaa merkittävästi tilitapahtumien perässä eli älä anna rutiinin lipsua silloin tällöin tehtäväksi kirjanpidoksi. Yleensä se johtaa materiaalin kasautumiseen ja tekee kirjanpidosta työläämpää. Hyvä tapa helpottaa kirjauksia on tehdä käteiskirjaukset aina välittömästi. Niiden selvittäminen jälkikäteen voi olla huomattavan työlästä verrattuna tilitapahtumiin.

Muista laskuttaa yhdistyksen saatavat aina kuukausittain ja pidä kirjaa/listaa myös laskutuksista. Näin ei tarvitse myöhemmin ihmetellä, tulikohan jotain alun perinkään laskutettua tai onko maksumuistutus lähetetty eräpäivän jälkeen. Myöhässä olevat laskut kannattaa periä nopeasti. On myös syytä pitää huoli, etteivät yhdistyksen omat laskut myöhästy eräpäivästä.

Koko hallituksen olisi mieluiten noin kuukausittain seurattava taloudenpitoa. Yksittäisiä kirjanpitotapahtumia ei aina tarvitse käydä läpi – muistakaa mielekkyys kokoustamisessa – mutta vähintäänkin tilikauden sen hetkinen tuloslaskelma olisi hyvä käydä läpi taloudenhoitajan esittelemänä. Taseen kehitystä on erityisesti hankintojen yhteydessä syytä seurata. Taloudenhoitaja voi kokouksissa selostaa mahdolliset poikkeamat tuloslaskelmassa tai varallisuuden kehityksessä. Raportointi ei vaadi mahdottomia, sillä tuloslaskelman ja taseen saa yleensä suoraan kirjanpito-ohjelmasta tai hyvin tehdystä taulukkopohjasta. Muistakaa tuloslaskelmaa tarkastellessanne verrata sitä aina talousarvioon. Huolehtikaa, että noudatatte talousarviota ja tehkää tarvittaessa ehdotus lisätalousarviosta yhdistyksen (mahdollisesti ylimääräiselle) kokoukselle. Lisätalousarvio on aina syytä tehdä, mikäli menoihin tulee merkittäviä muutoksia – varsinkin ylitysten tapauksessa.

Talousarvion suunnittelu kannattaa aloittaa syksyn alussa. Talousarvion suunnittelussa on erittäin tärkeä huomioida toimintasuunnitelman vaikutukset talousarvioon. Kannattaa miettiä siis, vaativatko jotkin seuraavan vuoden projektit erityistä taloudellista panostusta. Talousarviota suunnitellessa on hyvä verrata sitä kuluvan vuoden sen hetkiseen tuloslaskemaan miettien, mitä kuluvana vuonna vielä tulee siihen lisää. Mieti talousarvioita valmistellessa, mitä kannattaisi tehdä toisin ja mitä tehdään mahdolliselle ylijäämälle tai miten sopeudutaan mahdolliseen alijäämään.

Varmista tilikauden loppuun mennessä, että kaikki on laskutettu ja että viimeiset kulukorvaukset ja laskut maksetaan tilikauden puitteissa. Tilikauden täydentämisestä on hyvä huolehtia tarvittaessa. Kirjatkaa siirtovelat ja -saamiset sekä velat ja saamiset. Valmistelkaa jo oikeuksien siirtämistä seuraaville toimijoille ja perehdyttäkää seuraavan vuoden toimijoita.

Huomaa, että varauksia voi tilinpäätökseen tehdä ainoastaan verotukseen perustuvasta syystä. Yleishyödyllinen yhdistys voi tehdä vapaaehtoisen varauksen ainoastaan siinä laajuudessa kuin sillä on vaikutusta verotettavan elinkeinotulon määräytymiseen (Kirjanpitolautakunta).