Tilinpäätös on tehtävä tilikauden päätyttyä neljän kuukauden sisään. Kuluvan toimikauden (allekirjoituspäivämäärän mukainen) hallitus vastaa allekirjoittamisesta, vaikka edellinen hallitus olisi vastannut kokonaan tilinpäätöksen valmistelusta. Sopikaa hyvissä ajoin, kuka vastaa tilinpäätöksen tekemisestä. Useimmissa tapauksissa on helpointa, jos tilikauden aikana asioista vastannut hallitus hoitaa tilinpäätöksen valmistelun. Nykyisen (kuluvan tilikauden) hallituksen on kuitenkin syytä olla perillä tilinpäätöksen valmistumisesta. On todella ikävä tilanne, jos nykyinen hallinto joutuu useamman kuukauden tilikauden päättymisen jälkeen yllättäen tekemään tilinpäätöksen tai korjaamaan sitä.

Tilinpäätös sisältää yleensä vähintään tuloslaskelman, taseen ja tase-erittelyt sekä tarvittavat liitetiedot. Yhdistyksen säännöt saattavat velvoittaa tekemään vuosikertomuksen. Varsinainen taloudellinen toimintakertomus on pakollinen, jos yhdistys on tilintarkastusvelvollinen ja sen toiminta taloudellisesti huomattavaa. Toimintaa kuvaava vuosikertomus on sen sijaan syytä laatia, vaikka yhdistyksen säännötkään eivät sitä velvoittaisi. Vuosikertomus on oiva historiallinen lähde yhdistyksen toimintaan ja auttaa myös toimintasuunnitelman tekemistä. Tämän lisäksi vuosikertomus mahdollistaa yhdistyksen jäsenille tutustumisen toimintaan aiemmilta vuosilta. Mitään hyvää syytä jättää vuosikertomusta tekemättä on vaikea keksiä.

Perinteinen vuosikertomus sisältää useimmiten yhdistyksen varsinaisen toiminnan kuvauksen toimintakaudelta. Yleensä on aiheellista käydä toimintakertomuksessa läpi esimerkiksi toimintasuunnitelman toteutumista kullakin osa-alueella toimintasuunnitelman ulkopuolisen toiminnan lisäksi. Hallinnon ja talouden järjestelyt ym. toiminnan kannalta oleellinen taustatyö on myös syytä esitellä kuluneelta toimintakaudelta. Muista, että vuosikertomus saa ja sen pitää olla yhdistyksen toiminnan näköinen, eli liitteeksi on hyvä esimerkiksi laittaa tapahtumaluettelo ja kuvia toiminnasta.

Huomaathan, että usein puhutaan toimintakertomuksesta ja vuosikertomuksesta synonyymeinä esimerkiksi yhdistyksien säännöissä. Mikäli yhdistyksen taloudellinen toiminta kuitenkin kirjanpitolain mukaisesti vaatii lakisääteisen taloudellisen toimintakertomuksen tekemistä, on toimintakertomuksen sisällön oltava myös kirjanpitolain mukainen.

Tilinpäätöksen vaiheita

• Varmista, että debet ja kredit täsmäävät kirjanpidossa. Tällöin huomaat heti, onko kirjauksissa virheitä tai puutteita kirjanpitotilien osalta.
• Käy tarvittaessa jokainen kirjaus läpi ja varmista, että pankkitilin saldo täsmää. Mikäli yhdistyksellä on käteiskassa, varmista myös, että käteiskassa täsmää alkusaldon jälkeen kirjattujen käteistapahtumien kanssa. Käteiskassa saattaa monesti heittää, joten jatkuva kirjanpito ja tarvittaessa täsmäyttäminen on tärkeää.
• Katso tarvittaessa, onko summat kirjattu oikein ja vertaa kirjauksia tilitapahtumiin ja käteiskutteihin.
• Kirjaa osto- ja siirtovelat. Ostovelat: lasku on tullut ja kuuluu edelliselle vuodelle, mutta on maksettu vasta seuraavana vuonna. Siirtovelat: lasku on tullut vasta seuraavana vuonna, mutta kulu kuuluu edelliselle vuodelle.
• Kirjaa saamiset. Jäsenmaksusaamiset: edellisen vuoden jäsenmaksu on saatu seuraavaan vuoden tammikuussa. Myyntisaamiset: yhdistys on lähettänyt laskun esimerkiksi ilmoitusmyynnistä laskutusvuonna ilmestyneestä lehdestä, mutta laskun maksu tullut yhdistykselle vasta seuraavana vuonna. Siirtosaamiset: Yhdistys on maksanut seuraavalle vuodelle kuuluvan kulun jo edellisenä vuonna (esimerkiksi tammikuun vuokra tai ennakkohankinnat alkuvuoden tapahtumaan).
• Lisää tietoa yhdistyksen taloudenhoidosta ja kirjanpidosta löydät täältä.

Poistot ja varasto

Yhdistyksien on tarvittaessa tehtävä kirjanpitolain mukaisesti poistoja taseessa olevista omaisuuseristä. Tällaista omaisuutta yhdistyksillä ovat useimmiten kalusto ja koneisto tai kalliit ohjelmistot. Esimerkiksi koneista ja kalustosta tehdään menojäännöspoistoja 25 prosenttia arvosta vuosittain. Ohjelmistoista tehdään yleensä tasapoistoja vuosittain 3-5 vuotta. Esimerkiksi 3000 euron ohjelmistosta voi tehdä tasapoistoja 1000 euroa vuodessa kolmen vuoden ajan. Koneeksi ja kalustoksi lasketaan esineet, jotka tuottavat yhdistykselle vähintään kolme vuotta. Läppärit ja kännykät voi siis suoraan kirjata kuluna kirjanpitoon.

Mikäli yhdistyksellä on myytäviä tuotteita, ne on inventoitava eli laskettava tilinpäätöshetkellä. Varaston arvo, joka ilmenee yhdistyksen taseesta, on oikaistava tilinpäätöksessä vastaamaan tuotteiden lasketun määrän arvoa. Varaston arvo perustuu aina tuotteiden hankintahintaan eikä koskaan myyntihintaan, jolla yhdistys myy tuotteita. Esimerkiksi, jos yhdistys myy historiikkiaan, josta on hankittu 300 kappaleen painos hankintahintaan 12€/kpl ja painosta on jäljellä 250 kappaletta, on varaston arvo 12€*250. Tarvittaessa taseeseen kirjattavasta kiinteästä omaisuudesta voi tehdä ostohintaolettaman esimerkiksi, jos yhdistys saanut arvokkaan lahjoituksen.

Toiminnantarkastus

Toiminnantarkastus on yhdistykselle pakollinen ellei sille tehdä tilintarkastusta.

Toiminnantarkastajille on toimitettava tilinpäätös tarvittavine asiakirjoineen yleensä viimeistään kuukautta ennen yhdistyksen kokousta, joka päättää tilinpäätöksen vahvistamisesta. Toiminnantarkastajien tulee antaa hallitukselle kirjallinen lausuntonsa yleensä viimeistään kaksi viikkoa ennen kyseistä yhdistyksen kokousta. Tarkista toimitusaikataulut yhdistyksen omista säännöistä.

Tarvittavia asiakirjoja ovat yleensä hallituksen ja yhdistysten kokousten pöytäkirjat, pankkitiliotteet, kuitit, kirjanpito, tilinpäätös ja toimintakertomus sekä muut toiminnan kannalta oleelliset liitetiedot. Näiden avulla toiminnantarkastaja voi saada riittävän kuvan yhdistyksen taloudesta ja hallinnosta. Toiminnantarkastajalle on annetta siis tarkastettavaksi oikeat ja riittävät tiedot, missä hallitus on velvollinen avustamaan. Toiminnantarkastaja saa siis tarvittaessa pyytää lisätietoja ja hallituksen on parhaansa mukaan vastattava pyyntöihin.

Hyviä vinkkejä toiminnantarkastukseen Opintokeskuksen sivuilta.

Toiminnantarkastaja

Toiminnantarkastajan voi olla maallikko, mutta hän ei saa olla esteellinen tai kykenemätön tehtäväänsä: ”Toiminnantarkastajalla on oltava sellainen taloudellisten ja oikeudellisten asioiden tuntemus kuin yhdistyksen toimintaan nähden on tarpeen tehtävän hoitamiseksi”. Toiminnantarkastaja ei voi olla yhteisö. (Yhdistyslaki 38 a §)

On taloudenhoitajalle ja koko yhdistykselle tärkeää, että toiminnantarkastaja on todellisuudessa kykenevä tehtävään! Toiminnantarkastajaksi ei kannata valita henkilöä vain sillä perusteella, että hän on ollut paria vuotta aiemmin yhdistyksen aktiivi. Tärkeämpää on yhdistystoiminnan hallinnon ja talouden hyvä tuntemus. Toiminnantarkastajaksi kannattaa siis etsiä henkilöitä, joilla on pitkä ja monipuolinen kokemus mielellään erilaisista yhdistyksistä. Opiskelijayhteisöissä näitä henkilöitä onneksi on usein kohtalaisesti tarjolla toiminnantarkastajiksi.

Tilintarkastus

Tilintarkastaja velvoitetaan, jos päättyneellä ja sitä välittömästi edeltäneellä tilikaudella on täyttynyt kaksi seuraavista edellytyksistä:

1) taseen loppusumma ylittää 100 000 euroa;
2) liikevaihto tai sitä vastaava tuotto ylittää 200 000 euroa
3) palveluksessa on keskimäärin yli kolme henkilöä. (Tilintarkaskastuslaki)

Tilintarkastaja ei voi olla maallikko. Tilinpäätös ja kirjanpitomateriaali on toimitettava tilintarkastajalle tilintarkastuslain mukaan aina viimeistään kuukausi ennen yhdistyksen kokousta, ja tämän on toimitettava lausuntonsa viimeistään kaksi viikkoa ennen yhdistyksen kokousta hallitukselle.

Tilintarkastuksen voi teettää muutenkin, mutta se on tarpeetonta ja taloudellisesti kallista pienissä yhdistyksissä.

Vastuuvapaus

Yhdistyksen kokous päättää, myönnetäänkö hallitukselle sekä muille tili- ja vastuuvelvollisille vastuuvapaus menneeltä tilikaudelta. Tämä tarkoittaa sitä, katsotaanko toiminnan olleen kyseisenä vuonna hoidettu lainsäädännön ja yhdistyksen päätösten mukaisesti. Mikäli jälkikäteen tulee tietoon jotain, mikä olisi muuttanut arviointia, voidaan asiaan vielä palata, mutta pääsääntöisesti vastuuvapauspäätös on pysyvä. Vastuuvapaus ei vapauta rikosoikeudellisesta vastuusta.